¡Organizar bien los clientes es fundamental!

Utilizar grupos tiene diferentes beneficios para estandarizar el manejo del sistema. Al crear un grupo, no solo estamos agrupando los clientes dentro de el, si no que también le podemos asignar ciertas características por defecto como Términos de Crédito, Listas de Precio, Límites de Crédito y auxiliares de cuentas en caso de que no utilicen los creados por defecto.

¿Cómo debo organizar mis grupos?

Lo primero que tenemos que pensar es cómo nos gustaría segmentar a nuestros clientes. ¿Por qué son importantes los grupos? Porque nos dejan segmentar la información de los clientes de una manera sencilla a través de diferentes módulos y reportes que por defecto trae sistema. Ejemplo, si usted es una empresa que vende en diferentes industrias, tal vez le interesaría organizar los clientes por industria. Quiere saber a que firmas de abogados, tiendas por departamento, hoteles, cafeterías, usted le vende. Lo mismo puede pasar si usted vende en diferentes países, tal vez los quiere agrupar por país o canal de venta, etc.

Las agrupaciones deben venir de la mano de cómo usted quiere su información para el análisis. Otro ejemplo de agrupación puede ser Grupo Económico, donde usted le vende a diferentes empresas de un grupo. Cada empresa es una razón social y necesita poder facturarle a cada uno por separado, pero en algún momento usted quiere responder las preguntas de cuánto le vende al grupo como un todo. O cuánto le debe ese grupo económico como un todo. Esto se puede lograr con grupos de cliente.

Sub Grupos

Otra funcionalidad importante que tiene ERPNext sobre los grupos, es que puedes crear niveles o sub grupos. Para esto se crea el grupo madre que se marca como Grupo. Igualmente, pueden haber tantos niveles o sub grupos como se deseen. Esto puede ser importante, porque tal vez necesitamos crear categorías y luego sub categorías de clientes. Siguiendo el ejemplo de la agrupación por industria, puede ser que nos interese saber por ejemplo todos los clientes dentro de la categoría Hoteles. Pero dentro de hoteles, hay diferentes niveles, como hoteles 5, 4 y 3 estrellas, hostales, entre otros. Por ende, esa sería una sub categoría. En la figura de abajo podemos ver la lista de grupos (en árbol) de todos los clientes y un sub grupo, llamado Hoteles. Dentro de este, están todos los sub grupos o categorías de los hoteles que nos interesa analizar.

Esta misma idea aplica a los proveedores. Usted los puede agrupar de la manera en que mejor le convenga para sus análisis y reportes. Puedes ver más instrucciones sobre cómo crear grupos aquí.