Es importante saber si tu empresa está constituida o no. Tal vez operas bajo tu propio nombre, pero normalmente toda operación constituida en Panamá tiene un aviso de operación. Con una simple búsqueda dentro de Panamá Emprende puedes revisar esta información.

NextPTY te proporciona un espacio de trabajo donde puedes configurar la operación de tu negocio. Para esto, necesitas la información de arriba y luego registrarte aquí. Se harán preguntas básicas de tu negocio. Si tienes dudas sobre el periodo contable que necesitas, usa mensual, que es lo más común. Una vez registrado, se creará un espacio de trabajo gratis por 60 días para que puedas probar el sistema. Durante este periodo el sistema estará en modo de prueba y puedes utilizar todos los módulos. Al finalizar este periodo o incluso antes, si así decides, puedes pasar el sistema a "Producción". Este paso es equivalente a decir, estoy listo para empezar con el sistema en serio. El último paso de esta guía te muestra cómo hacerlo.

Seguramente tu negocio ya está en marcha y quieres tener el control de el. Normalmente la primera transacción que alguien quiere hacer es ventas. Pero para poder crear una venta, debes tener creados clientes y productos de venta (ya sea algo físico o servicio). Crea un cliente con la información básica usando el módulo de ventas - clientes. Luego crea un producto que vayas a vender, ya sea algo físico que vendes como un teléfono o un servicio como limpieza de una oficina. Utiliza el módulo de Almacén - productos para crearlos. De igual manera si quieres importar esa información desde una hoja de cálculo, puedes. Ver este enlace.

Todo negocio necesita de proveedores para poder operar. Ya sea proveedores a los que le compras mercancía o servicios, es importante crearlos dentro del sistema para poder tener control de los costos y gastos en lo que incurrimos. En el módulo de compras podrás crear los proveedores con la información necesaria. Es importante saber el RUC o cédula de la persona, junto con su DV y tipo para poder tener lo mínimo para temas fiscales.

Si eres una empresa pequeña, puede que no necesites preocuparte tanto por el tema de ITBMS, ya que no eres contribuyente (Ventas por menos de 36,000 al año). Pero si eres contribuyente, ERPNext te ayuda a manejar lo recaudado y lo pagado para poder presentar tu declaración del mes. Revisa este enlace para que sepas como configurar este impuesto dentro del sistema. De igual manera si eres una empresa que presenta formulario de compras (43) debes capturar bien la información para poder que ERPNext te ayude con los datos necesarios de esta obligación. Tambien si haces esto bien, te ayudará a la presentacion de la renta el siguiente año.

Si ya has podido hacer una venta o compra has notado que ERPNext trae formatos pre-configurados para cotizaciones, ordenes de compras y otros. Estos formatos funcionan para la mayoría de las empresas, pero puedes personalizar también con tu logo, direcciones y demás. Revisa este enlace para que entiendas un poco más de formatos.

Durante las transacciones de ventas y compras que realizastes en los pasos anteriores, tal vez notaste que existe la posibilidad de ver los efectos contables de cada una. ERPNext viene pre-configurado para trabajar con un catálogo contable predefinido. Esto se encarga de registrar los ingresos, costos y gastos de una manera estándar, pero si necesitas personalizar la forma de contabilización de ventas y compras, puedes buscar en la barra de búsqueda lista de compañías. Ahi selecciona la actual y en el apartado cuentas encontrarás las cuentas por defecto.

A medida que vas transaccionando en el sistema, la información se va recopilando dentro de la base de datos y podemos empezar a ver informes. Informe de ventas, compras y financieros se pueden generar desde sus respectivos módulos. Dentro de cada módulo encontrarás una serie de reportes claves que el sistema trae predefinidos. De igual manera, NextPTY ha construido los reportes necesarios para la parte fiscal y contable que necesita Panamá.

Una de las funciones claves del sistema es el manejo de la comunicacion por correo electrónico. Para esto necesitas una cuenta de un proveedor, sea gmail, outlook, entre otros. Te recomendamos configures esta cuenta dentro del sistema para poder enviar y recibir correos directamente desde el sistema. Igualmente lo necesitarás para dar de altas usuarios e invitarlos a unirse a la plataforma. Puedes ver una guía de esto aquí.

NextPTY te brinda un periodo de prueba para que puedas familiarizarte con el sistema y decidir si es para ti. No tenemos duda que ERPNext te podrá ayudar a llevar al siguiente nivel tu operación y cuando estés listo puedes pasar a "Producción" tu empresa. Esto te permite eliminar todas las transacciones de prueba que hicistes pero sin eliminar los datos maestros como clientes, productos, etc. Este paso es importante, ya que de aquí en adelante todos los registros si quedarán en firme en el sistema. Para ejecutarlo solo debes ir a la esquina superior derecha donde está la configuracion de usuario. Click y abajo de Cerrar Sesión, encontrarás "Clear Demo Data".

Por defecto, NextPTY te proporciona un subdominio dentro de nuestros servidores. Por ende, tu sistema o página web se puede acceder por ejemplo.nextpty.com. Pero si tu deseas activar un dominio personalizado, es posible. Para esto debes tener control de ese dominio y agregar un CNAME record dentro del CPanel. Si no sabes cómo hacerlo, quién te vendió el dominio puede ayudarte. El record debe ser xxxxxxx.